Denna utredning över Turkistuottajat Oyj:s förvaltnings- och styrningssystem har avgivits som en skild berättelse och har publicerats den 27.11.2009 på bolagets Internet-sidor samtidigt som verksamhetsberättelsen.
Turkistuottajat Oyj tillämpar den förvaltningskod för börsbolag som godkänts av Värdepappersmarknadsföreningen r.f. i oktober 2008.
Avvikelser från koden
Bolaget har avvikit från koden gällande följande rekommendation:
REKOMMENDATION 14: Endast en av sex styrelsemedlemmar är oberoende. Bolaget anser att affärsverksamhetens natur förutsätter att majoriteten av styrelsemedlemmarna är grundligt insatta i och förbundna till pälsnäringen.
Turkistuottajat Oyj:s förvaltningskod är tillgänglig på bolagets nätsidor www.ffs.fi/Svenska/Bolaget/Investerare
Styrelsens sammansättning
Bolagsstämman väljer minst 5 och högst 8 styrelsemedlemmar. Styrelsemedlemmarna väljs för en mandattid om ett år, vilken inleds då bolagsstämman avslutas och utgår vid avslutandet av nästa efter valet påföljande ordinarie bolagsstämma.
Styrelsen lägger fram ett förslag om styrelsens sammansättning efter att ha hört de största aktieägarna. Styrelsekandidaternas personuppgifter publiceras både på bolagets Internet-sidor samt i kallelsen till bolagsstämman.
I enlighet med gällande praxis kan en person som har fyllt 65 år inte väljas till styrelsemedlem. För varje styrelsemedlem väljs en personlig suppleant.
Turkistuottajat Oyj:s styrelse fr.o.m. 20.1.2009
Jorma Kauppila (f. 1961)
Styrelsemedlem och ordförande sedan år 2003. Pälsuppfödare sedan år 1976. Ordförande för Karleby Andelsbanks lokalstyrelse.
Markku Koski (f. 1948)
Styrelsemedlem sedan år 1994 och viceordförande sedan år 2001. Pälsuppfödare sedan år 1969.
Pentti Lipsanen (f. 1963)
Styrelsemedlem sedan år 2007. Pälsuppfödare sedan år 1980. Styrelsesuppleant i Finlands Pälsdjursuppfödares Förbund r.f.
Esa Rantakangas (f. 1972)
Styrelsemedlem sedan år 2005. Agr. o. forst. mag. Pälsuppfödare sedan år 1997. Viceordförande för Lappajärvi Andelsbanks styrelse.
Rainer Sjöholm (f. 1970)
Styrelsemedlem sedan år 2008. Ekonomie magister. Pälsuppfödare sedan år 1995.
Helena Walldén (f. 1953)
Styrelsemedlem sedan år 2004. Diplomingenjör. Pohjola Vakuutus Oy, direktör 2006-2009; A-Vakuutus Oy, verkställande direktör 2007-2008; Pohjola Bank Abp, medlem av ledningsgruppen 2006-2008; OKO Osuuspankkien Keskuspankki Oyj, medlem av ledningsgruppen 1994-2006; OKO Yrityspankki, bankdirektör 1992-1994; OKO företagsanalytiker, sektionschef, avdelningschef 1976-1992. Styrelsemedlem i Forststyrelsen, Alko Oy och Raskone Oy samt ordförande för Lännen Tehtaat Oyj:s förvaltningsråd.
Styrelsemedlemmar som är oberoende av bolaget eller dess mest betydande aktieägare
Av styrelsemedlemmarna är Helena Walldén på sätt som avses i ifrågavarande kod oberoende av bolaget och dess mest betydande aktieägare, de övriga styrelsemedlemmarna står i sin egenskap av pälsuppfödare i ett kundförhållande gentemot bolaget.
Styrelsens uppgifter
Styrelsen ansvarar för att bolagets förvaltning och bolagets verksamhet sköts i enlighet med lagstiftningen och bolagsordningen. Styrelsen utnämner verkställande direktören samt en eventuell suppleant för verkställande direktören. Till styrelsens övriga uppgifter hör bl.a. att
besluta om bolagets strategi
besluta om betydande investeringar, företagsköp och avyttrande av egendom
behandla bokslutet och verksamhetsberättelsen
behandla budgeten
fastslå bolagets utdelningspolitik samt att för bolagsstämman lägga fram förslag om den utdelning som årligen betalas till aktieägarna
behandla den försäljningspolitik som tillämpas vid bolagets auktioner
besluta om basprissättningen på de skinnförmedlingstjänster som bolaget erbjuder sina kunder
övervaka bolagets risker
fastslå sammansättningen av bolagets ledningsgrupp på basen av verkställande direktörens förslag
utvärdera ledningens verksamhet
besluta om bonusprogram riktade till personalen
ta upp övriga ärenden till behandling, ifall bolagets verkställande direktör anser det ändamålsenligt
I enlighet med sin arbetsordning bör styrelsen förutom ovan nämnda uppgifter vid sina möten även erhålla information om det internationella marknadsläget för råa skinn, bekanta sig med intressebevakningsärenden på olika marknadsområden och följa med skinnströmmarna till och från bolaget.
Styrelsens ordförande och viceordförande förbereder ärenden gällande val och utvärdering av den högsta ledningen samt ärenden gällande den högsta ledningens löner, arvoden och förmåner, varefter ärendet föreläggs styrelsen för behandling.
Styrelsen har inte tillsatt utskott. Styrelsen sköter själv om granskningsutskottets uppgifter.
I enlighet med sin arbetsordning sammanträder styrelsen minst 10 gånger under räkenskapsåret. Under räkenskapsåret 2008-2009 sammanträdde styrelsen 19 gånger. De ordinarie styrelsemedlemmarna har i medeltal deltagit i 99,1 procent av mötena.
Styrelsen utvärderar årligen sin verksamhet och sina arbetsmetoder.
Bolaget har inte något förvaltningsråd.
Verkställande direktören
I enlighet med aktiebolagslagen utnämner styrelsen bolagets verkställande direktör. Verkställande direktören ansvarar för bolagets operativa förvaltning i enlighet med styrelsens anvisningar och bestämmelser. Verkställande direktören svarar för att bolagets bokföring sköts enligt lagens bestämmelser samt att bolagets ekonomiska medel är ansvarsfullt skötta. Verkställande direktören får vidta från den normala verksamheten avvikande åtgärder endast med styrelsens godkännande, med undantag för sådana situationer då bolaget skulle orsakas betydande skada p.g.a. den tid som krävs för att inhämta styrelsens godkännande. I det senare fallet bör styrelsen så fort som möjligt informeras om de åtgärder som vidtagits. För verkställande direktören har uppgjorts ett skriftligt direktörskontrakt.
Ekonom Pirkko Rantanen-Kervinen (f. 1949) har fungerat som Turkistuottajat Oyj:s verkställande direktör 1991 – 31.8.2009. Rantanen-Kervinen har varit i Turkistuottajat Oyj:s tjänst sedan år 1974: Direktör för auktionstjänster 1983, finansieringsdirektör 1990, vice verkställande direktör 1990. Rantanen-Kervinen är styrelsemedlem och kassör i International Fur Trade Federation, medlem av Ömsesidiga Försäkringsbolaget Tapiolas förvaltningsråd och styrelsemedlem i Helsingfors Handelskammares Vanda-avdelning, styrelsemedlem i Saga Furs of Scandinavia.
Pertti Fallenius (f. 1962) fungerar som Turkistuottajat Oyj:s verkställande direktör fr.o.m. 1.9.2009. Han har varit i Turkistuottajat Oyj:s tjänst sedan år 1985: Marknadsföringschef 1991, marknadsföringsdirektör 1998, suppleant för verkställande direktören 2003, marknadsföringsdirektör för Saga Furs 2007.
Intern kontroll och riskhantering
De risker som påverkar Turkistuottajat Oyj:s verksamhet klassificeras som 1) affärsverksamhetsrisker, 2) olycks- och egendomsrisker, 3) finansieringsrisker samt 4) operativa risker. Inom dessa riskkategorier har bolaget definierat de för tillfället mest betydande riskerna och osäkerhetsfaktorerna enligt följande: De nya marknaderna, missbruk av varumärket SAGA, imagerisker och politiska risker, förändringar i kundkretsen, finansieringsrisker, konjunktur- och valutakursväxlingar samt personaltillgång och –struktur.
Bolaget strävar att behärska och begränsa riskerna via ett konsekvent tillvägagångssätt, vars målsättning är att garantera en hela koncernen omfattande och ändamålsenlig riskidentifiering, -bedömning, -hantering samt -bevakning. Det utgör en naturlig del av koncernens planerings- och ledningsprocess, beslutsfattande, dagliga ledning och verksamhet samt övervaknings- och rapporteringsförfarande. Riskhanteringsprocessen producerar information om riskerna samt om hur riskhanteringsåtgärderna framskrider. På basen av riskhanteringsprocessen vidtas vid behov korrigerande åtgärder alternativt övervägs ändringar i strategin. Under räkenskapsperioden har bolagets styrelse slagit fast en ny finansieringspolitik för bolaget samt en politik för att behärska politiska risker och imagerisker.
Ifall riskerna ändå förverkligas kan de medföra avsevärd skada på Turkistuottajat Oyj:s affärsverksamhet och ekonomiska situation samt försämra bolagets resultat.
På grund av sin ringa storlek har bolaget inte någon skild intern granskningsorganisation. Styrelsen bekantar sig med revisorernas revisionsplan och ber eventuellt revisorerna göra ytterligare utredningar i samband med detta. I samband med revisionen lägger revisorerna fram och har lagt fram metoder för att utveckla och förbättra bolagets interna kontroll. På basen av dessa förslag har styrelsen förutsatt och förutsätter att bolagets ledning utvecklar bolagets operativa rutiner och kontroller. Som en följd av förändringarna i kundkretsen har i styrelsens verksamhet samt vid revisionen fästs speciell uppmärksamhet vid värderingen av fordringarna.
Turkistuottajat Oyj:s förvaltnings- och styrningssystem (pdf)
uppdaterad 27.11.2009